Hayatımızın ve işlerimizin vazgeçilmezi haline gelen e-mail teknolojisinde, mail yazarken kullandığımız CC ve BCC kavramlarının ne anlama geldiğini ve e-mail atarken nelere dikkat etmemiz gerektiğini sizlere anlatacağız. E-mail teknolojisi aslında çok eski bir teknoloji ve aşağı yukarı herhangi bir değişiklik göstermeden günümüzde de kullanılıyor. Mail yazarken karşımıza çıkan ve herkesin baktığı ama ne işe yaradığını bilmediğiniz CC ve BCC alanları ne işe yarar ve CC ile BCC’nin açılımı nedir sizlere bunları anlatacağız.
Mail’de CC ve BCC Ne İçin Kullanılır?
Mail yazarken gördüğümüz CC’nin açılımı “Carbon Copy”’dir. Mailde birinci alıcı dışında gönderdiğimiz mail alıcısından başka birine mail’in bir kopyasını göndermek istiyorsak CC kısmını kullanırız.
CC Kullanımına Bir Örnek vermek gerekirse;
Orta ölçekte bir firma da satın alma departmanında çalışan bir kişi olduğunuzu düşünelim. Firmanıza satın alma yapacağınız bir ürünün veya hammaddenin satıcısı ile mail üstünden yazıştığınızı düşünelim. Siz satıcıya mail atacağınız zaman satının mail adresini alıcı mail adresi kısmını yazacaksınız ama aynı zamanda satın alma departmanının müdürünün de maillerden haberdar olmasını istiyorsanız. Departman müdürünüzün mail adresini CC kısmına ekleyebilirsiniz. CC’ye eklediğinizden itibaren müdürünüz de artık mail döngüsüne girer ve yazdığınız tüm mailler müdürünüze de gider.
Mail yazarken karşımıza çıkan bir diğer alan da BCC alanı ise Blind Carbon Copy demektir. CC ile BCC’in açılımının birbirine benzer olmasına bakmayın aslında ikisi birbirinden çok farklı farklı alanlardır. Bir mail attığınız zaman CC’ye eklediğiniz kişiyi, alıcı kısmına eklediğiniz kişiler görebilir. Eğer CC’ye eklediğiniz kişinin alıcı adresine yazdığınız kişi tarafından görülmesini istemiyorsanız BCC olarak ekleyebilirsiniz. BCC alanına eklediğiniz tüm mail adresleri gizli kalır.
CC ve BCC Hangi Durumlarda Kullanılır?
CC kullanılacak durumlar şunlardır;
- Gönderdiğiniz mailin bir kopyasını farklı bir kişiye daha göndermek istiyorsanız ve o kişi alıcı olarak eklemek istemiyorsanız mail yazarken gördüğünüz CC alanını kullanabilirsiniz.
- Mail alıcısı olan kişilerin, mailin gönderildiği diğer kişileri tanımasını istiyorsanız CC kullanabilirsiniz.
BCC kullanılacak durumlar şunlardır:
Eğer mail kopyasını başka bir kişiye göndermek istiyorsanız ve mail gönderdiğiniz kişinin kopya maili gönderdiğiniz kişiyi görmesini istemiyorsanız BCC kullanmanız gerekir.
Bir örnek vermek gerekirse;
İş yerinizde bir çalışma arkadaşınızla bir sorun yaşadığınızı düşünelim. Arkadaşınıza yaşadığınız sorunla ilgili bir mail atacaksanız BCC kısmına da şirketinizin insan kaynakları biriminin çalışan herhangi bir kişinin mail adresini ekleyebilirsiniz. Sorun yaşadığınız arkadaşınız BCC kısmında insan kaynaklarının olduğunu görmeyecektir.
Bir mailin kopyasını birden çok kişiye göndermek istediğiniz zaman da mail yazdığımız alan içinde bulunan BCC alanı kullanabilirsiniz.
Örnek vermek gerekirse;
Sürpriz bir görüşme ya da gizli bir toplantı düzenlemek istiyorsanız ve katılımcıların birbirlerinden haberdar olmasını istemiyorsanız BCC kısmını kullanabilirsiniz. Eğer bu kişileri CC kısmına eklerseniz herkes birbirinden haberdar olur ve birçok kişinin mail adresini izinsiz bir şekilde paylaşmış olursunuz.
CC ve BCC Kullanmanın Zararları Var mı?
Gönderdiğiniz her maili CC ve BCC yaparsanız, CC ya da BCC’ye eklediğiniz kişilerin mail kutularında çok fazla mail birikir. Eğer CC ya da BCC yaptığınız mailin içerisinde dosya ekleri de varsa gereksiz bir dosya yığınları oluşur ve CC ya da BCC eklediğiniz kişinin depolama alanı dolar ve bir süre sonra kullanılamaz bir duruma gelebilir. Bu yüzden CC ya da BCC’ye eklemeden önce gerçekten gerekli olup olmadığınız düşünün.
